Anruf annehmen
Tanja nimmt Reservierungs- oder Anfragewunsch freundlich auf.
KI-Telefonagenten für Gastronomie, die Reservierungen und Anfragen vorsortieren.
Tanja nimmt telefonische Reservierungen, Gruppenanfragen und Rückrufwünsche auf, wenn Service und Küche gerade ausgelastet sind. Allergie- oder Sonderwünsche werden notiert, verbindliche Entscheidungen bleiben bei Ihrem Team.
- Reservierung
- Anfragen aufnehmen
- Service
- Team entlasten
- Events
- Gruppen vorsortieren
GR
Gästeanfrage RestaurantReservierung und Gruppenwunsch
Anruf: Wir möchten am Freitag für acht Personen reservieren.
KI: Ich prüfe die Angaben und nehme Personenanzahl, Uhrzeit und Rückrufnummer auf.
Reservierung
Catering
Rückruf
Bookings
Heute strukturiert
34 Anrufe
18 Reservierungen
5 Gruppen
Tanja - KI-Telefonassistentin für Gastronomie
Tanja nimmt Anfragen auf, während Ihr Team im Service bleibt.
Reservierungswünsche, Öffnungszeiten, Gruppen- oder Cateringanfragen werden strukturiert aufgenommen und an die passende Stelle übergeben.
Reservierung und Anfrage
Aus Gästewunsch wird eine vorbereitete Reservierung.
Tanja nimmt Reservierungen, Gruppenanfragen und Rückrufe auf, während Service und Küche weiterarbeiten.
Telefonannahme für Stoßzeiten, Reservierungen und Eventanfragen.
Wenn niemand ans Telefon gehen kann, sammelt Tanja die wichtigen Angaben und macht daraus eine bearbeitbare Übergabe.
Reservierungen
Öffnungszeiten
Gruppenanfragen
Catering
Rückrufnotiz
Betreut durch VG Systems
So arbeitet Tanja in Gastro-Prozessen.
Der Telefonagent sammelt Angaben und übergibt sie an Service oder Reservierung.
Details erfassen
Datum, Uhrzeit, Personenanzahl und Sonderhinweise werden abgefragt.
Einordnung vorbereiten
Gruppen, Catering oder Rückrufe werden passend markiert.
Team übergibt
Ihr Team bestätigt, ändert oder lehnt nach eigener Prüfung ab.
KI-Telefonassistenz für Gästeanfragen und Reservierungen.
Aus Telefonanfragen entstehen strukturierte Reservierungs- oder Rückrufinformationen.
AnliegenStatusÜbergabe
Reservierung
Aufgenommen
Kalender
Gruppenanfrage
Qualifiziert
Rückruf
Catering
Vorbereitet
E-Mail/CRM
Allergiehinweis
Notiert
Teamprüfung
Service entlasten
Das Telefon wird auch in Stoßzeiten angenommen.
Anfragen sortieren
Personenzahl, Zeitfenster, Anlass und Rückrufdaten werden abgefragt.
Keine verbindlichen Zusagen
Verfügbarkeit und Sonderwünsche werden nach Prozess an Ihr Team übergeben.
Systemanbindung
Kalender, Bookings oder Listen können passend vorbereitet werden.
KI-Telefonagenten übergeben Anrufe in Ihre bestehende Arbeitsweise.
Statt einer weiteren Insellösung bereitet Tanja strukturierte Daten für die Systeme vor, mit denen Ihr Team bereits arbeitet. Welche Übergabe aktiv wird, entscheidet Ihr Prozess.
Übergabe vorbereitet
nach FreigabeAnrufdatenReservierung Freitag, acht Personen, Rückruf gewünscht, Sonderhinweis notiert
Wichtig:Integrationen werden passend zu Freigaben, Datenschutz und vorhandenen Systemen eingerichtet.
1ErfassenAnliegen, Kontaktdaten und Rückrufwunsch werden abgefragt.
2StrukturierenAus dem Gespräch werden klare Felder und ein nächster Schritt.
3ÜbergebenCRM, Microsoft 365 oder Google Workspace erhalten verwertbare Informationen.
KI-Telefonassistenz ohne verbindliche Zusagen aus dem Bauch heraus.
Vor dem Einsatz werden Verfügbarkeit, Sonderfälle und Eskalationsregeln definiert.
AnrufdatenNur zweckbezogen erfassenKontaktdaten, Anliegen, Terminwunsch
WissenFreigegebene Antworten nutzenÖffnungszeiten, Prozesse, Eskalationen
SpeicherungAufbewahrung vorab festlegenTranskripte und Aufzeichnungen nach Vereinbarung
PersonenEntscheidungen eskalierenFachliche Prüfung bleibt beim Team
Transparente Verarbeitung
Tanja nimmt nur benötigte Angaben auf und weist Sonder- oder Allergiehinweise zur Prüfung an Ihr Team weiter.
- Datenschutzfragen können direkt an VG Systems gestellt werden.
- Aufzeichnungen oder Transkripte werden nur für abgestimmte Zwecke genutzt.
- Eskalationsregeln begrenzen, was die KI eigenständig bearbeitet.
Betreute KI-Telefonagenten statt anonymer KI-Baukasten.
VG Systems betreut Unternehmen an Rhein und Ruhr mit Business IT, Managed Services, Microsoft 365, Security und Support. Die KI-Telefonassistenz erweitert diese Betreuung um Telefonagenten, die in Ihre vorhandene Arbeitsweise passen sollen.
Persönliche BeratungDirekte AnsprechpersonIT-Sicherheit im Blick
Häufige Fragen
Das hängt vom vereinbarten Prozess und angebundenen Kalendern ab. Ohne Freigabe bereitet Tanja die Anfrage zur Prüfung vor.
Ja. Anlass, Personenanzahl, Terminwunsch und Kontaktdaten können strukturiert erfasst werden.
Solche Hinweise werden notiert und bewusst an Ihr Team zur Prüfung übergeben.
Ja, wenn diese Informationen abgestimmt und freigegeben sind.
Möglich sind Kalender, Microsoft Bookings, Google Workspace, CRM oder einfache Listen.
Wir prüfen typische Anrufe, Stoßzeiten und den gewünschten Übergabeweg.
Finden wir gemeinsam heraus, welcher KI-Telefonagent zu Ihren Anrufen passt.
Die Anfrage läuft über das zentrale Kontaktformular von VG Systems. Dort kommt sie direkt im bestehenden Serviceprozess an und kann sauber zugeordnet werden.
Betreute EinführungKontakt über VG Systems Service